Sdílené auto v Servisce udrží rodinu i firmu u stejných informací

Jedno auto často používá víc lidí. Ráno s ním jede do práce jeden, odpoledne ho potřebuje druhý a po cestě do servisu se ukáže, že nikdo neví, kdy se naposledy měnil olej. Informace pak putují mezi telefonem, e-mailem, přihrádkou a rodinným chatem. Ve firmě se stejná věc opakuje u vozidel, která střídají kolegové.

Serviska umožňuje sdílet konkrétní vozidlo s partnerem, rodinou nebo kolegy. Každému nastavíte práva podle toho, co má u auta dělat. Nejde o to zpřístupnit celý účet všem. Smyslem je dát lidem, kteří vůz opravdu používají nebo se o něj starají, společné místo pro údaje k tomu jednomu vozu.

Nejdřív si rozdělte, kdo auto používá a kdo o něj pečuje

Než vozidlo nasdílíte, vyplatí se domluvit jednoduché rozdělení práce. Jeden člověk může řešit servis a pojištění, jiný zapisuje tankování a další potřebuje jen vědět, kdy se blíží STK. V rodině nemusí být stejné přístupy pro každého, ve firmě zase není důvod, aby řidič hledal údaje o autě v soukromé konverzaci se správcem vozového parku.

Do Servisky proto přizvete konkrétní lidi k vybranému vozidlu a přiřadíte jim odpovídající oprávnění. Vůz zůstává vedený na jednom místě, ale lidé kolem něj se nemusí střídat u jednoho telefonu ani si zakládat vlastní kopie servisní historie. Když se později změní řidič nebo odpovědnost za údržbu, přístupy upravíte přímo u vozidla.

Zápisy patří k autu, ne do zpráv

Společná historie funguje jen tehdy, když se zápis udělá tam, kam patří. Tankování, servisní úkon, nový dokument nebo stav tachometru proto ukládáme přímo k vozidlu. Člověk, který má příslušné oprávnění, pak nehledá poslední účtenku v konverzaci ani se neptá, zda už někdo zapsal výměnu pneumatik.

To neznamená, že je nutné opustit papírovou servisní knížku nebo schovávané faktury. Ty zůstávají dokladem. Digitální záznam k nim přidá souvislost: kdo vůz používá, jaké úkony už proběhly a které výdaje k nim patří. Pokud účtenku pořídíte mobilem, lze ji připojit k vozidlu hned, dokud je po ruce.

U služebního auta se vyplatí domluvit, že řidič po tankování uloží záznam a ten, kdo má na starosti údržbu, doplní servis. U rodinného vozu může stačit, aby každý zapsal výdaj, který s autem skutečně souvisí. Nezáleží na složitosti pravidel. Důležité je, aby se údaje nehromadily u člověka, který zrovna není k zastižení.

Termíny sledujte společně, ale odpovědnost určete konkrétně

Sdílení samo o sobě nenahradí domluvu, kdo objedná STK nebo servis. Pomůže ale tím, že lidé pracují se stejnými údaji. V Servisce u vozidla vedeme termíny pro technickou kontrolu, pojištění, výměnu oleje, rozvody i dálniční známku. Kdo má ke vozu přístup, vidí, co se blíží, a nemusí čekat, až mu někdo termín přepošle.

Upozornění si můžete nastavit e-mailem, notifikací nebo SMS. Jak je připravit pro jednotlivé povinnosti, popisujeme v návodu k hlídání termínů auta. Sdílený přehled má hodnotu hlavně tehdy, když každý ví, kdo má další krok udělat. Přístup k informaci není totéž jako převzetí odpovědnosti.

Doklady zůstávají dostupné i pro dalšího řidiče

Faktura za opravu nebo fotografie servisního protokolu má cenu ve chvíli, kdy ji dokážete najít. V Servisce lze k vozidlu ukládat fotografie a dokumenty. Při sdílení tak nejsou odkázané jen na e-mail jednoho člověka nebo na složku v jeho počítači. Lidé s oprávněním je mají u stejného vozu spolu se záznamy, kterých se týkají.

To usnadní i předání auta. Partner nemusí hledat doklady před cestou do servisu a nový kolega nepřebírá vůz jen s ústním seznamem, co se na něm nedávno dělalo. Historie nemusí začínat znovu pokaždé, když se změní člověk za volantem.

Rodina a firma mohou použít stejný princip jinak

Rodinné auto většinou potřebuje hlavně jasné informace pro několik běžných řidičů. V takovém případě je užitečné mít společně dostupné termíny, tankování a doklady. Ve firmě se naopak vyplatí oddělit správu jednotlivých vozidel a nastavit přístupy podle role konkrétního člověka. Princip ale zůstává stejný: údaje patří k autu, ne k jednomu mobilu nebo e-mailové schránce.

Než začnete sdílení používat, zkontrolujte si, zda má každý přístup právě k vozidlům, se kterými pracuje. Zapište poslední známé servisní úkony a termíny, připojte důležité doklady a domluvte se, kdo doplňuje tankování a nové výdaje. Pak už se přehled rozšiřuje při běžném používání auta, ne jednorázovým dohledáváním celé historie.

Jedno vozidlo můžete v Servisce vést zdarma a všechny funkce si na 14 dní vyzkoušet bez platební karty.