Servisní faktury si v Servisce uložíte k vozidlu
K vozidlu v Servisce nahrajete faktury i servisní dokumentaci. Před uložením zkontrolujte drobné písmo a všechny stránky dokladu, abyste při příští opravě dohledali i rozpis dílů a práce.
Na faktuře ze servisu bývá víc než konečná cena. Rozpis práce, označení použitých dílů nebo poznámka k opravě mohou vysvětlit, co se na autě skutečně dělalo. V Servisce umožňujeme ukládat faktury a servisní dokumentaci přímo k vozidlu. Při příští návštěvě dílny tak máte podklad u auta, jehož se týká.
Kopie ovšem pomůže jen tehdy, když se dá přečíst. Fotografie celého listu může na malém náhledu vypadat dobře, ale po zvětšení ukáže rozmazaný rozpis položek. Než doklad odložíte do šanonu, připravte čitelný soubor a po nahrání jej znovu otevřete.
Vyfotografujte celý list a zkontrolujte drobné písmo
Papír položte na rovnou plochu s dostatkem světla. Telefon držte nad listem, aby nebyl snímek pořízený šikmo a vzdálenější řádky se nezmenšovaly. Do záběru patří všechny okraje. Dole může být poznámka servisu, nahoře číslo faktury nebo údaj, podle kterého poznáte správné vozidlo.
Pozor na stín telefonu a odlesk přes text. U lesklého papíru pomůže změnit polohu vůči světlu; blesk namířený přímo na list může zakrýt právě částku nebo označení dílu. Dokument vyndejte z průhledného obalu, pokud se v něm světlo odráží. Kdo má po ruce skener, může kopii pořídit na něm.
Hotový snímek zvětšete a přečtěte nejmenší řádky. Zaměřte se na čísla dílů, jednotkové ceny a případné ručně dopsané poznámky. Pokud písmena splývají, pořiďte fotografii znovu. Dodatečné doostření chybějící text nedoplní.
Vícestránková faktura potřebuje všechny listy
Souhrnná částka může být až na poslední stránce, zatímco seznam materiálu zůstane na předchozích listech. Před fotografováním proto projděte celý doklad včetně příloh. Je-li na něm uvedené pořadí stránek, ověřte, že žádná nechybí. Podívejte se také na zadní stranu.
Jednotlivé listy fotografujte samostatně. Rozložit celou fakturu na stůl a vyfotit ji najednou svádí k tomu, že bude text příliš malý. Pořadí si označte už v názvech souborů, například „2026-09-30-oprava-vyfuku-strana-01“. Datum použijte podle dokladu; název je jen příklad.
Poslal vám servis fakturu v PDF? Uložte si přímo tento soubor. Snímek obrazovky zachytí jen otevřenou část a při přeposílání se může zmenšit. Původní soubor zachová celý dokument v podobě, v jaké vám ho servis dodal.
Nahrajte doklad ke správnému vozidlu
V Servisce otevřete vozidlo, ke kterému faktura patří, a nahrajte připravený dokument nebo fotografie. Předem si porovnejte označení auta na dokladu s autem, které máte otevřené. Pokud faktura vozidlo neuvádí, ověřte souvislost v zakázkovém listu nebo při předání v servisu. Chybějící údaj na kopii nedopisujte jako potvrzený fakt.
Názvu souboru dejte přednost před označením, které přidělil fotoaparát. „Oprava výfuku“ s datem vám při procházení podkladů řekne víc než „IMG“ a dlouhé číslo. Máte-li k opravě i předávací protokol, pojmenujte ho tak, aby se nepletl s fakturou. Jeden doklad popisuje předání vozu, druhý účtované položky.
Po nahrání otevřete uloženou kopii. Zkontrolujte, že jste vybrali správný soubor, nechybí stránka a rozpis jde stále přečíst. Tím zachytíte i obyčejný omyl, kdy se mezi dokumenty dostane starší fotografie podobného dokladu. Teprve potom papíry založte.
Rozpis na faktuře doplní stručný servisní zápis
Do servisního zápisu stačí zachytit srozumitelný název opravy a její základní údaje. Podrobnosti ponechte v dokladu. Při hledání pak uvidíte, kdy se opravoval výfuk, a přesné označení součástky dohledáte na faktuře. Celý seznam materiálu nemusíte přepisovat.
Papírový originál si uschovejte; digitální kopie vám usnadní nahlížení do jeho obsahu. Stejně zachovejte původní elektronický doklad, který přišel od servisu. Když dílna později pošle opravenou fakturu, rozlište ji názvem od předchozí verze. Při kontrole nákladů pak nepoužijete omylem částku ze starého dokladu.
Pokud se už v nahrané kopii nedá něco přečíst, sáhněte po originálu hned a pořiďte ji znovu. Nečekejte na chvíli, kdy servis potřebuje zjistit přesné označení namontovaného dílu.
Na www.serviska.eu můžete vést jedno vozidlo zdarma a všechny funkce si vyzkoušet na 14 dní bez platební karty.
